Introduction :
Une priorisation réfléchie implique l’évaluation des tâches à effectuer et la répartition de votre temps et de votre énergie de manière à créer le plus de valeur possible en un minimum de temps.
Établir ses priorités doit être flexible, car il faut parfois interrompre des tâches non-prioritaires pour effectuer des tâches urgentes.
Toute la difficulté réside donc dans le choix des tâches importantes à accomplir. Pour cela, nous allons voir deux méthodes complémentaires qui vont vous permettre de plus efficacement catégoriser vos tâches à faire.
La Matrice Eisenhower
La matrice d'Eisenhower est un outil d'analyse et de gestion du temps qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.
Contrairement à ce qu’on pourrait penser, cette matrice n’a pas été créée par l’ancien président mais est dérivée d’une de ses citations :
“J'ai deux sortes de problèmes, les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants et les importants ne sont jamais urgents”
La première étape consiste à lister précisément toutes les tâches à accomplir, sans pour le moment y attacher quelque degré d'importance ou d'urgence que ce soit. Pour une meilleure organisation, nous vous conseillons de regrouper les tâches personnelles comme professionnelles dans cette liste.
Ensuite, il convient de répartir ces tâches en 4 catégories :
- Urgent – pas important
- tout ce qui nous prend un temps fou au quotidien sans grande valeur ajoutée : coups de fil, mails, courriers, réunions inutiles
- Urgent – important
- tout ce qui concerne les crises, les problèmes pressants, les projets, réunions et tâches avec dates limites
- Pas urgent – important
- tout ce qui est du domaine de la préparation, de la prévention, de la planification
- c’est dans ce cadre notamment que vous devriez faire entrer les étapes de rédaction de votre to-do list, dont nous vous parlerons plus tard
- c’est le cadran fondamental au succès car c’est celui qui permet de s’améliorer et de réellement apporter de la plus-value à son travail
- Pas urgent – pas important
- Tout le reste : les futilités et les pertes de temps
Enfin, une fois ce tri entre vos tâches effectué et pour gagner en efficacité, il convient d’agir :
- faire au plus vite les tâches urgentes et importantes
- déléguer les tâches urgentes mais pas importantes, ou a minima les rationaliser ou les automatiser
- planifier des moments pour avancer sur les tâches non urgentes qui sont très importantes. Si vous ne réalisez pas ce travail avant la date critique, alors la tâche deviendra une tâche urgente ET importante.
- éliminer purement et simplement les tâches non urgentes et non importantes
La difficulté régulièrement rencontrée ici est de savoir statuer sur l’importance des tâches. Pour cela, un autre outil est à votre disposition : la méthode MoSCoW.
La méthode MoSCoW
Les lettres de cet acronyme signifient :
- M = Must have (indispensable au projet)
- S = Should have (ce qu’il serait bien de faire, important mais pas vital)
- C = Could have (tâches de confort pour enjoliver le travail)
- W = Will not have (tâches que l’on ne peut pas se permettre d’accomplir)
Cette méthode permet d’évaluer l’impact de chaque tâche dans un projet et d’en définir l’importance.
Source : projectcubicle.com
Cette méthode fonctionne par répétition, c’est-à-dire qu’il faut la mettre à jour régulièrement et déplacer les tâches en fonction :
- de ce qu’on peut se permettre
- de la redéfinition du projet
- des imprévus
- de l’avancée globale
Le gros point positif de cette méthode est sa fluidité. Il permet d’être constamment à jour dans l’analyse des priorités.
Ces deux méthodes sont totalement complémentaires. Celle d’Eisenhower est importante pour arbitrer en permanence entre importance et urgence.
La méthode MoSCoW est idéale pour définir ce qui est vraiment vital à votre projet et éliminer le superflu.
